Dalam membina hubungan dengan negara lain, juga sebagai interaksi internasional Indonesia perlu mengangkat wakilnya yang ditempatkan di negara tujuan. Hal ini sesuai konvensi Wina tahun 1961 yang menyatakan; harus ada suatu kesepakatan antara kedua belah negara yang akan mengadakan pertukaran diplomatik maupun konsuler. Kesepakatan yang di tuangkan dalam bentuk persetujuan bersama (joint agreement) dan komunikasi bersama, dalam pengangkatan wakil negara atau duta besar.
Indonesia telah membuat regulasi mengenai perwakilan negara melalui Keputusan Presiden Nomor 108 tahun 2003 tentang Organisasi Perwakilan Republik Indonesia di luar negeri. Kepres ini dibuat dengan mematuhi prinsip prinsip hukum internasional yang berlaku sesuai amanat UUD 1945 mengenai politik luar negeri yang bebas aktif. Kepres ini juga mengatur agar dilakukan hubungan atau pertukaran perwakilan diplomatik dan konsuler berdasarkan atas prinsip hubungan yang berlaku timbal balik.
Secara khusus ditegaskan dalam Pasal 13 Kepres bahwa duta besar luar biasa diberikan kuasa penuh sebagai wakil tetap Republik Indonesia pada Perwakilan Diplomatik dan Konsul Jenderal serta Konsul pada Perwakilan Konsuler di negara yang ditunjuk. Duta besar diangkat dan diberhentikan oleh Presiden sesuai dengan ketentuan peraturan perundang undangan yang berlaku.
Diplomat yang akan di tempatkan akan menerima surat kepercayaan dan harus di tandatangani oleh kepala negara pengirim. Surat kepercayaan diserahkan kepada kepala negara penerima dalam suatu upacara penerimaan perwakilan negara atau dubes.
